Marie, 37 ans, est responsable d’équipe dans une agence de contrôle des risques industriels. Malgré ses qualités de mémorisation et d’organisation, elle se sent couler face à l’ampleur et à la diversité de ses tâches. Elle décide donc de se faire aider pour parvenir à planifier son travail et gérer les urgences. Récit d’une situation périlleuse, et conseils pour l’éviter.
Marie réalise des études de diagnostic sécurité pour le compte de grands industriels. Point de contrôle de toutes les études, elle relit et valide les rapports avant leur remise au client. Elle fait confiance à sa mémoire pour gérer ses tâches et ses rendez-vous. Mais son activité a fortement augmenté : en un an, son équipe d’ingénieurs et de techniciens a été multipliée par trois ! Même épaulée par des contrôleurs seniors, avec trente personnes sous sa responsabilité, Marie commence à oublier des tâches, ou ses rendez-vous, et les journées s’allongent.
Reprendre la main sur le quotidien. « Marie fait partie de ces managers perfectionnistes qui ont à cœur de se rendre disponibles pour leurs équipes. Ils maîtrisent leur sujet et comptent sur leurs ressources pour réagir à tout moment sur un dossier. Or, « cette méthode ne peut plus fonctionner face à un surcroît d’activité, car elle augmente le sentiment d’urgence : “Je réagis tout de suite sinon je vais oublier” », analyse Laurence Einfalt, consultante en organisation personnelle. Sur les conseils de cette dernière, Marie entreprend de planifier son travail, en notant d’abord toutes les tâches qui lui prennent plus de deux minutes de son temps, pour les traiter dans la journée. « Vous ne réagissez plus à la seconde, mais quand vous le décidez. Vous maîtrisez mieux votre emploi du temps. » Elle a ainsi pu réintégrer certains travaux en journée, au lieu de les traiter le soir. « Utilisez tous les petits moments libres dont vous disposez. Si vous avez besoin de réfléchir à tête reposée, fermez la porte de votre bureau », conseille Laurence Einfalt.
Savoir se décharger. Le problème évident de Marie tient à sa charge de travail. Pour se dégager du temps, elle ne doit plus intervenir autant sur les rapports en cours. Solution : confier à ses ingénieurs seniors le soin de relire d’abord les rapports d’études. « Elle reste ainsi en contrôle final des dossiers, mais elle n’a plus à y apporter toutes les modifications, ce qui lui permet de relire un dossier en vingt minutes, au lieu d’y passer une ou deux heures. » Pour bien déléguer, vous devez être capable de formaliser et de transmettre à vos équipes certains savoir-faire transversaux. Et organiser ce suivi de transfert de compétences ou de méthodes.
Lydie Colders
Juillet 2007
