Comment parvenir à se concentrer quand on ne peut pas fermer la porte de son bureau ? Responsable des projets d’aménagement dans un groupe d’assurance, Florence (1) travaille en open space. Son souci ? Très souvent sollicitée par ses collaborateurs, elle a du mal à tout concilier. Analyse et conseils.
La proximité géographique d’un manager avec son équipe n’est évidemment pas en soi une mauvaise chose. Surtout quand, comme Florence, celui-ci souhaite rester très à l’écoute de ses collaborateurs. Mais cela peut devenir délicat quand ce manager garde une activité de production importante, et qu’il doit donc tout gérer en même temps. Les priorités sont alors difficiles à définir, et l’organisation de son temps est un vrai casse-tête.
Une disponibilité nécessaire. « Les salariés viennent nous voir spontanément pour régler un imprévu, un souci d’informatique, un bureau à équiper en dernière minute. Je suis sur le plateau avec mes collaborateurs, et tout ce va-et-vient plus les détails à régler sur des projets en cours font que j’ai du mal à me concentrer. » Est-ce normal ? « Florence a raison de se rendre disponible pour son équipe : en open space, le rôle du manager est de conseiller et d’animer son équipe en temps réel, c’est ce que l’entreprise attend de lui, remarque Pierre Bouchet, expert en organisation (lire aussi l’encadré ci-dessus). La disponibilité, la réactivité du management sont les effets attendus du travail en espace ouvert. Dans l’activité de Florence, c’est une dimension importante. »
Trop de temps perdu. Mais elle est peut-être allée trop loin… « Je suis très souvent interrompue dans mon travail. Moi-même, j’ai parfois tendance à trop les écouter. Il est vrai que dès mon arrivée dans ce service, j’ai affirmé ma disponibilité pour épauler mon équipe : mon objectif est de les faire monter en autonomie, pour que tous puissent gérer un projet de A à Z. La contrepartie, c’est que mon travail me demande plus de temps. Là où la présentation d’un projet me prendrait une heure en tant ordinaire, j’y mets le double, car entre-temps j’aurai eu d’autres choses à régler. » Les heures supplémentaires sont au bout du chemin… « Si je dois travailler sur un dossier important, j’ai tendance à le traiter à la fin de la journée, quand le plateau se vide, parfois à le faire chez moi. J’ai le sentiment de travailler plus. »
(1)Le prénom a été modifié.
Lydie Colders
Juin 2007
