La réunion d’information. Outre le simple fait de porter une information à la connaissance des collaborateurs, il s’agit de les sensibiliser à un sujet dont ils n’ont pas forcément conscience : un nouveau mode d’organisation, la conclusion d’une étude… Par souci d’efficacité, il est primordial de structurer la présentation de l’information en utilisant des supports écrits ou audiovisuels. Vous pouvez aussi faire intervenir un expert et/ou un membre de l’entreprise.

La réunion de consultation. Votre objectif est de recueillir avis et opinions de salariés ? « Au démarrage de la réunion, il faut poser la bonne question », prévient un formateur de la Cegos. Attention, il faut que les personnes soient prêtes à ce genre d’exercice… Cela suppose d’avoir instauré une « culture du partage », comme en témoigne ce chef d’entreprise. En transposant un modèle qui fonctionnait dans son ancienne société, il s’est trouvé confronté à des collaborateurs qui sont restés de marbre en réunion tandis qu’il tentait d’expliquer les difficultés rencontrées sur certains produits et leur demandait leur avis sur les moyens d’y faire face. Ayant toujours vécu dans un système directif, ils ont pensé que l’entreprise filait un mauvais coton…
Clarifier les règles du jeu, préciser l’objectif et la manière dont les informations recueillies seront utilisées, et également qui, en dernier ressort, va décider, telles sont les règles d’or pour la mener avec succès. Au cours de la réunion, écoute, reformulation et recadrage des propos sont les clés de la réussite. Veillez à ne pas froisser les susceptibilités : même si un collaborateur tient un propos hors sujet, vous pouvez dire « j’ai bien entendu, mais cela ne fait pas partie de l’ordre du jour. Nous reviendrons si tu le veux sur ce point. » À la fin de la réunion, remerciez les participants et félicitez-les pour l’intérêt des propositions.

Réunion de décision ou de résolution de problème. Il faut agir, vite. Il en va de l’avenir du service, voire de l’entreprise… Vous convoquez une réunion à l’issue de laquelle une décision doit être avalisée ensemble. Objectif : faire réagir vos collaborateurs pour qu’ils intègrent la nécessité de trouver une solution et y adhèrent, ou les fédérer autour d’une décision que vous avez déjà prise. Première étape : posez le problème tout en restant factuel (« telle activité a vu son chiffre d’affaires diminuer de X % »), et annoncez qu’il est indispensable de trouver une solution commune et de s’y tenir. Il ne s’agit pas seulement d’écouter. « Les échanges doivent être à la fois verticaux (de l’animateur vers les participants et réciproquement) et latéraux (entre les participants) », explique un formateur.
Vous devez avoir préparé des solutions avant la réunion : l’idée est de permettre aux collaborateurs soit de se les approprier, soit de les accepter. Il vous faut aussi déterminer la façon dont on va prendre la décision : à l’unanimité, à la majorité… Tout au long de la réunion, veillez à ce que les propos se fondent sur des arguments en écartant les jugements de valeur. Concluez la réunion en donnant les grandes lignes de la manière dont le problème va être résolu : « Voilà comment on va faire. »

Sept bonnes questions à se poser avant la réunion
- De quel matériel ai-je besoin ? (Paper-board, videoprojecteur…)
- Qui participe ?
- Quel est leur rôle ? (Dans quelle mesure sont-ils moteurs, quels sont ceux qui doivent absolument intervenir ?)
- Quel est actuellement l’état d’esprit ? (Motivés, réfractaires, indifférents…)
- Où aura lieu la réunion ?
- Quel est le temps dont je dispose ? (Une bonne réunion ne doit pas dépasser une heure trente, durée maximum d’attention.)
- Quand ? (Demander ou redemander le planning des collaborateurs pour le jour pressenti.)

Dominique Perez et Nathalie Samson

Mai 2007