1. Cerner les orientations stratégiques du secteur…

Une bonne gestion du plan de formation suppose d’abord une veille attentive et un recueil constant des éléments permettant de le formaliser. Avant de s’intéresser aux besoins de l’individu, ou même des services de l’entreprise, il est conseillé d’avoir une approche plus « macro » sur le secteur d’activité, pour avoir les tendances générales et définir ensuite les besoins en compétences et les grands axes de formation.

Comment ? « En se constituant un réseau à l’extérieur de l’entreprise », conseillent Mathilde Bourdat et Anne Ambrosini, auteures de Réaliser son plan de formation en 48 heures (1). Être présent aux observatoires des métiers, des chambres syndicales, des syndicats professionnels, mais aussi être attentif aux priorités des OPCA… « Le responsable formation doit sortir de son bureau ».

Quand ? Toute l’année. 

 

2… Et définir les orientations du plan

Il s’agit de synthétiser les grands thèmes « généraux » en lien avec la stratégie de l’entreprise, en respectant les catégories d’action de formation que le plan devra différencier.

Comment ? En rencontrant les dirigeants de l’entreprise, pour évaluer les besoins de montée en compétences, les perspectives de développement. « Le plus difficile lors de cette étape est d’avoir “l’oreille des décideurs” », expliquent Mathilde Bourdat et Anne Ambrosini. Il faut se créer un réseau en interne, ce qui permet également de légitimer sa fonction, et d’asseoir la formation comme un véritable investissement, en lien avec les objectifs de l’entreprise.

Quand ? La définition des orientations peut être réalisée au mois de juin, ce qui permet d’être déjà paré pour la rentrée de septembre, où tout va se bousculer.

 

3. Recueillir les besoins

Le plan reste trop souvent une « somme » de demandes individuelles auxquelles on accole une réponse « stage », parfois trop indépendante du contexte général de l’entreprise ou du service concerné. Il est conseillé de commencer par les besoins collectifs avant de « descendre » sur les besoins individuels, identifiés grâce au recueil des comptes rendus d’entretiens annuels des salariés identifiés.

Comment ? « Il faut rencontrer les responsables opérationnels de l’entreprise », déclarent Mathilde Bourdat et Anne Ambrosini. Si les salariés ne peuvent évidemment être vus individuellement, les responsables opérationnels doivent au maximum être contactés directement, soit « de visu » soit par téléphone, d’après les expertes. Ce qui donne du poids à votre fonction et vous aidera aussi, par la voix du manager, à mieux évaluer certains besoins individuels et, mieux que par l’intermédiaire d’un questionnaire souvent fastidieux, d’obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin. 

Quand ? Juillet à septembre.

 

4. Établir et chiffrer le plan de formation 

Vous devrez « rentrer » dans les limites du budget formation qui vous a été alloué, en établissant un premier chiffrage. À ce stade, il s’agit de mettre en face des besoins en compétences que vous avez identifiés des modalités pédagogiques, les choix d’organisation (combien de salariés ont les mêmes besoins ?), les choix d’organismes de formation… et le budget prévisionnel de chaque action prévue. Il s’agit d’un premier « jet ». Des choix devront ensuite être faits pour redéfinir au besoin les priorités définies.

Comment ? « Pour le chiffrage du plan, je conseille de procéder en trois grands thèmes, explique Franck Savann, dirigeant du cabinet Capital et formation et intervenant chez Demos. Un : les actions réservées aux axes prioritaires de l’entreprise (développements de marché par exemple) ; deux : les besoins « collectifs », exprimés par les responsables de services pour leurs salariés ; trois : les besoins individuels des salariés, à son initiative ou à celle de l’entreprise. »
Avantage : on dégagera ainsi plus aisément les possibilités de proposer aux salariés de « dépenser » leur DIF. Et en faisant preuve d’imagination : « Ne pensez pas que les besoins en compétences que vous avez listés vont tous être solutionnés par des stages, conseillent les expertes. Les réponses peuvent être très diverses et passer par exemple par du tutorat, des systèmes de gestion d’information, des équipes de travail… » Des solutions pour « faire sortir du plan » des actions coûteuses et non nécessaires… Il vous faudra ensuite revenir vers les opérationnels pour effectuer les derniers arbitrages : « L’un des grands risques est de faire passer un maximum de thèmes de formation dans les priorités 1, pour être sûr qu’ils soient adoptés. Il faut à ce stade ne pas travailler seul, mais réunir un comité d’arbitrage avec des responsables de services pour analyser plus finement ces priorités. Les décisions passeront d’autant mieux au sein de l’entreprise. »

Quand ? En septembre-octobre, pour préparer la première consultation du comité d’entreprise.

 

5. La présentation au comité d’entreprise 

Souvent considérée comme un acte administratif, cette présentation devrait pourtant, d’après les experts, être particulièrement préparée pour avoir une chance d’aboutir à un résultat probant. « Trop souvent, on envoie au CE la déclaration fiscale, le 2483, sans plus d’explications. Ce document n’est pas un révélateur d’une politique formation ni d’un véritable effort de l’entreprise, estime Franck Savann. C’est pourtant l’occasion de construire un dialogue constructif. »

Comment ? « Il faut faire parler les chiffres, estiment Mathilde Bourdat et Anne Ambrosini. On peut dégager 8 à 10 messages clés, en “français” et non en jargon, pour expliquer les allocations de moyens, reliées aux atteintes des bons objectifs.

Quand ? Les résultats chiffrés doivent être transmis au comité d’entreprise le 10 décembre, et la présentation le 31 décembre.

 

(1) Réaliser son plan de formation en 48 heures, Editions d’Organisation, 2009.

Dominique Perez

Septembre 2010