1. Préparer sa mise en place

 

Instaurer ce moment d’échange suppose d’avoir réfléchi au cadre donné à la formation dans l’entreprise – formations DIF (droit individuel à la formation) prioritaires, cibles des périodes de professionnalisation pour accompagner les réorientations de l’entreprise… –, en tenant compte de l’accord de branche. Et d’avoir affiné sa politique RH : « Il faut d’abord s’interroger sur la stratégie d’entreprise. Dans quel contexte s’inscrivent les entretiens et qu’en attend-on ? La société a-t-elle des projets de développement, va-

 

t-elle être confrontée à d’importants départs à la retraite, recruter en nombre ou réorienter certaines de ses activités ? Serviront-ils à recenser les demandes pour bâtir son plan de formation ou se situent-ils dans une démarche de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) plus large ? questionne Véronique de Clarens, chargée d’études à la direction Juridique-Observatoire du Centre Inffo. L’entretien peut permettre d’anticiper sur les évolutions des métiers et de repérer des ressources en compétences utiles aux projets de développement de l’entreprise. »

 

 

 

2. Réfléchir à ses modalités

 

Logiquement, l’entretien professionnel (programmé tous les deux ans selon l’ANI) doit faire l’objet d’un rendez-vous distinct de l’entretien annuel. Il est en effet délicat de mêler les deux : « La posture du manager n’est pas la même. Passer d’un rôle d’évaluateur des résultats du salarié, où la relation hiérarchique prime, à celui d’écoute et d’accompagnement de son projet d’évolution sans jugement de valeur est un exercice de grand écart difficile à tenir », pointe Véronique de Clarens.

 

Dans les faits, les entreprises incluent souvent un volet professionnel aux entretiens d’évaluation déjà en place. Si tel est le cas :

 

1• Interrogez-vous sur leurs dates : en décembre par exemple, période de la négociation sur les salaires et les primes, il sera plus difficile d’en faire un véritable moment de dialogue sur les compétences. La discussion risquera d’être biaisée.

 

2• Observez la manière dont ils sont structurés, regardez s’il n’existe pas un « moment » prévu dans l’entreprise se rapprochant de la notion d’accompagnement du projet professionnel.

 

3• Informez les collaborateurs que ces entretiens d’évaluation feront l’objet de deux étapes distinctes et présentez-leur ces deux objectifs en début d’entretien.

 

4• Demandez au manager de bien faire le distinguo entre le temps de l’« évaluation » et celui du « développement des compétences ».

 

Pour tester l’outil, et éviter les surcharges de travail des services formation et de l’encadrement, certaines entreprises instaurent aussi un « roulement » dans les entretiens, selon la catégorie de personnel (cadres et employés la première année par exemple, ouvriers l’année suivante).

 

 

 

3. Outiller les managers

 

Courroie de transmission entre leurs équipes et les RH, ce sont souvent les managers qui héritent de l’entretien professionnel. À charge pour eux de formaliser le projet avec le salarié (objectif, actions possibles pour l’atteindre) et de transmettre l’information aux RH, qui donneront la décision finale. « Il faut outiller les managers, préconise Annick Cohen, responsable de l’offre de formation en ressources humaines à la Cegos. On peut leur fournir des fiches de poste, une liste des métiers cibles correspondant aux besoins de l’entreprise ou des référentiels de compétences pour les aider à repérer celles dont aura besoin le salarié pour concrétiser son projet professionnel. » Tout en veillant à les former à la démarche : « Savoir interpréter un référentiel et évaluer les besoins en compétences n’est pas aisé. Les RH doivent jouer un vrai rôle pédagogique pour leur apprendre à utiliser ces outils. »

 

Ils doivent également définir leurs champs de responsabilités : jusqu’où décideront-ils de la pertinence du projet ? Quel degré de précision devront-ils apporter aux dispositifs d’action et de formation possibles ? Si le projet du salarié dépasse le cadre de l’activité de son service, le renverront-ils sur la DRH ? La répartition des rôles et des arbitrages doit être fixée.

 

 

 

4. Communiquer auprès de tous

 

En plus des réunions d’information indispensables vis-à-vis de l’ensemble du personnel – IRP (instances représentatives du personnel), managers et salariés – visant à présenter les objectifs de l’entretien, il est nécessaire de prévoir en relais un guide précisant la démarche.

 

Ce document, diffusé aux managers et aux salariés, permet de préciser les modalités de mise en œuvre et les étapes de déroulement. Il peut comporter une liste de questions qui permettront au salarié et à son supérieur de préparer leur rendez-vous (lire page suivante « Exemple de fiche d’entretien »).

 

Enfin, il est conseillé de profiter de ce support pour informer les salariés sur les dispositifs de formation (conditions d’utilisation de leur DIF, par exemple). Et d’y joindre éventuellement une fiche individuelle de demande de formation, ainsi qu’un modèle de grille d’entretien, où sera reportée par écrit la synthèse de ces échanges, en vue de son exploitation par les services RH.

 

 

5. Assurer un suivi

 

L’entretien professionnel peut aboutir à un projet de renforcement des connaissances dans son emploi, d’élargissement des responsabilités, ou encore de mobilité fonctionnelle.

 

Les moyens d’accompagnement du salarié peuvent donc dépasser le seul cadre de la formation : « Le projet peut aussi se concrétiser par de nouvelles missions qui le conduiront à travailler en réseau ou en mode projet, par exemple », illustre Annick Cohen. Nouvelles tâches, tutorat ponctuel, participation à un groupe de travail peuvent s’envisager dans le cadre de la professionnalisation. Une alternative pour les salariés des petites entreprises disposant de peu de perspectives de mobilité. Attention cependant : l’entretien « est aussi articulé à la politique formation de l’entreprise et aux orientations données aux dispositifs de la réforme en général », rappelle Alain-Frédéric Fernandez, consultant en formation.Si l’entretien se concrétise par une formation, la discussion peut alors porter plus précisément sur le dispositif envisagé (DIF, période de professionnalisation, CIF, plan, réalisation préalable d’un bilan de compétences ou d’une VAE…) et les modalités de réalisation du stage (pendant ou hors temps de travail…). Les propositions de formations faites au salarié peuvent être mentionnées dans une annexe de son passeport formation, à son initiative, ou bien figurer dans un document propre à l’entreprise, recensant les conclusions de l’entretien.

Lydie Colders et Nathalie Samson

Septembre 2009